1. Communiceer via officiële interne kanalen
Communiceer belangrijke updates van de organisatie via de officiële kanalen voor interne communicatie. Bijvoorbeeld intranet of mail. Geef belangrijke updates ook altijd via de officiële kanalen. Zo weet je zeker dat alle medewerkers over de belangrijke informatie beschikken.
2. Wees concreet over 'wat als'-scenario's
Een belangrijk onderdeel in de interne communicatie over thuis werken is dat je concreet vertelt wat medewerkers moeten doen bij de belangrijkste ‘wat als’-scenario’s. Wat moet je met je werk doen als je klachten krijgt? Wat moet je doen als de planning van belangrijke projecten in gevaar komt? Wat moet je doen als je vanwege kinderen thuis niet al je werk af krijgt?
3. Communiceer eenduidig beleid richting stakeholders
Schrijf duidelijk op welk beleid medewerkers naar klanten en stakeholders kunnen communiceren. Vertel daarin ook wat klanten en stakeholders van het bedrijf kunnen verwachten de komende weken en hoe ze contact op kunnen nemen.
4. Installeer videobellen
Installeer met alle collega’s hetzelfde programma om mee te videobellen en/of chatten. Bijvoorbeeld Teams (Microsoft), Whereby, Zoom of Skype.
5. Plan vaste virtuele teammomenten
Plan vaste virtuele momenten met je directe collega’s. Bijvoorbeeld elke ochtend een half uurtje check-in door te videobellen met het team. Auteur Simon Sinek noemt dit ‘The Huddle’, in dit filmpje vind je meer uitleg over hoe je dit het beste kunt aanpakken.
6. Plan vaste momenten met bestuurslagen
Plan vaste virtuele momenten met de bestuurs- en managementlagen en andere onderdelen van de organisatie. Zo zorg je dat er onderlinge feeling blijft tussen verschillende afdelingen/vestigingen en dat de werkdruk goed verdeeld kan worden.
7. Check de werkdruk
Check een paar keer per week hoe druk medewerkers het hebben. Sommige afdelingen krijgen het de komende tijd heel rustig, terwijl andere afdelingen het juist drukker gaan krijgen door het corona-virus. Is de werkdruk niet goed verdeeld? Kijk dan of collega’s die het rustig hebben, kunnen ondersteunen.
8. Neem bewust tijd voor sociaal contact
Maak bewust tijd vrij voor sociaal contact met collega’s. (Beeld)bel collega’s bijvoorbeeld wat vaker op, vraag hoe het met ze is, hoe hun weekend was of waar ze nu mee bezig zijn. Stimuleer als leidinggevende dat je medewerkers hier tijd voor vrij maken. De gesprekjes die normaal spontaan bij de koffieautomaat ontstonden, moeten nu een andere plek krijgen.
Hulp nodig?
Wil je hulp bij het inrichten van de interne of externe communicatie de komende weken? We denken graag vrijblijvend met je mee, dus neem gerust contact met ons op. De koffie staat kla… Oh nee, de video-call staat klaar!
